Większość firm traci od 8 do 15 procent przychodów na niewidocznych tarciach w procesach rozliczeniowych - opóźnionych fakturach, zduplikowanych płatnościach i niezsynchronizowanych danych między systemami. Kadebyo pracuje nad tym, żeby te straty były policzalne i eliminowalne.
Optymalizacja przepływów finansowych nie jest rozwiązaniem dla każdej organizacji na każdym etapie. Poniżej opisane są 3 konkretne warunki, których spełnienie sprawia, że praca przynosi mierzalne efekty - a nie tylko raporty, które zalegają w szufladach.
Firmy, które mają przynajmniej 12 miesięcy historii transakcji - nawet w rozproszonych arkuszach - mogą zacząć od analizy. Dane nie muszą być czyste. Muszą istnieć. Porządkowanie jest częścią procesu, nie warunkiem wstępnym.
Każda zmiana w procesach finansowych wymaga decyzji na poziomie zarządu lub właściciela. Jeśli osoba z rzeczywistym wpływem na procesy jest niedostępna przez większość czasu, wdrożenie zatrzymuje się na etapie rekomendacji - i tam zostaje.
„Chcemy być bardziej efektywni finansowo" to za mało, żeby zacząć. Najlepsze wyniki osiągamy tam, gdzie klient potrafi nazwać jeden konkretny obszar bólu - na przykład: rozliczenia trwają 3 tygodnie zamiast 5 dni, albo 18 procent faktur wymaga ręcznej korekty.
Nie istnieje jeden szablon optymalizacji, który działa jednakowo w firmie produkcyjnej z 60 pracownikami i w jednoosobowej kancelarii rozliczającej 200 klientów miesięcznie. Kadebyo każdorazowo zaczyna od mapowania rzeczywistego przepływu - nie od gotowych rekomendacji.
Analiza obejmuje zazwyczaj od 3 do 6 tygodni obserwacji, w zależności od złożoności procesów i dostępności danych. W tym czasie identyfikowane są punkty opóźnień, miejsca powielania pracy i luki w widoczności gotówki. Dopiero po tym etapie formułowane są konkretne zmiany.
Praca z procesami finansowymi wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale też osadzenia w środowisku, które weryfikuje i aktualizuje tę wiedzę. Kadebyo działa w ramach sieci zawodowych i standardów, które można zidentyfikować - nie tylko deklarować.
Metodologia pracy opiera się na standardach zarządzania procesami finansowymi uznawanych przez europejskie organizacje branżowe, z regularną aktualizacją co 18 miesięcy.
Każdy projekt uwzględnia obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych finansowych oraz wymogi przeciwdziałania praniu pieniędzy - bez konieczności angażowania dodatkowych doradców prawnych.
Od 2020 roku zrealizowane projekty obejmują organizacje z sektora MŚP, usług profesjonalnych i handlu - każdy z udokumentowanym zakresem i mierzalnym wynikiem dostępnym do wglądu na etapie rozmów wstępnych.
Współpraca z Kadebyo nie polega na jednorazowym audycie, po którym klient zostaje z raportem i listą życzeń. Każdy projekt ma określone etapy, konkretne punkty decyzji i jasno zdefiniowane momenty, w których klient musi być aktywnie zaangażowany - a nie tylko poinformowany.
Pierwsze spotkanie trwa od 60 do 90 minut i służy wyłącznie zrozumieniu sytuacji - bez prezentacji oferty. Na jego podstawie oceniane jest, czy współpraca ma sens i w jakim zakresie.
Przez 3 do 6 tygodni zbierane i weryfikowane są dane z procesów finansowych organizacji. Klient uczestniczy w 2 do 3 sesjach roboczych tygodniowo - nie więcej, ale regularnie.
Rekomendacje są wprowadzane stopniowo - zazwyczaj w 3 rundach, z oceną efektów po każdej. Zmiany dotyczą procesów i narzędzi, nie struktury organizacyjnej - decyzje kadrowe pozostają po stronie klienta.
Poufność każdego projektu jest zapewniona umową NDA podpisywaną przed pierwszą wymianą jakichkolwiek dokumentów. Dane finansowe klienta nie są nigdy udostępniane podmiotom trzecim - bez wyjątków i bez klauzul umożliwiających wyjątki.